En tant que propriétaire d'une petite entreprise, il n'y a rien de plus désagréable que de ne pas être payé. Les propriétaires d'entreprise utilisent les rapports sur l'ancienneté des comptes clients pour déterminer quels clients ont des factures avec des soldes impayés. Cet outil de recouvrement permet aux entreprises d'identifier facilement les clients en retard de paiement et de fixer les conditions de paiement des factures. En classant les créances de cette manière, les entreprises peuvent rapidement identifier les comptes en souffrance, qui peuvent nécessiter des efforts de recouvrement plus agressifs ou être radiés en tant que créances irrécouvrables. La méthode du classement par ancienneté aide également les entreprises à déterminer la provision pour créances douteuses, qui est une estimation du montant des créances susceptibles de ne pas être recouvrées.
- L'échéancier est utilisé pour identifier les clients qui sont en retard dans le paiement de leurs factures.
- Pour déterminer le montant des créances irrécouvrables, une méthode de vieillissement est utilisée pour un système de recouvrement divisé en périodes.
- Si le client est en mesure de payer une partie du solde (disons $5 000), il débitera les liquidités de $5 000, débitera les créances irrécouvrables de $5 000 et créditera les comptes clients de $10 000.
- Néanmoins, le rapport donne une bonne indication de la situation financière à court terme des clients.
Le classement chronologique des comptes clients permet de trier la liste des comptes ouverts en fonction de leur état de paiement. Il existe des catégories distinctes pour les comptes courants, ceux qui sont en souffrance depuis moins de 30 jours, ceux qui sont en souffrance depuis 60 jours, etc. En se basant sur le pourcentage de comptes datant de plus de 180 jours, une entreprise peut estimer le montant prévu des créances impayées à radier à l'avenir. L'ancienneté des créances est utile pour déterminer la provision pour créances douteuses.
Vous pouvez également calculer un ratio d'analyse commerciale appelé "délai moyen de recouvrement". Ce calcul indique le nombre de jours, en moyenne, qu'il faut pour encaisser les ventes de votre entreprise. Vous pouvez ainsi voir si 22 exemples d'idées d'entreprises pour le secteur financier ce ratio augmente avec le temps, ce qui fait que le recouvrement prend beaucoup de temps. Dans ce rapport, vous trouverez une liste de chaque contact avec le montant total dû en bas, organisé par le nombre de jours depuis lesquels le montant est dû.
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L'ancienneté peut également être appelée ancienneté des comptes clients ou calendrier d'ancienneté. Lorsque le compte de provision pour créances douteuses présente un solde débiteur, cela signifie que l'estimation initiale n'a pas correspondu à la réalité des créances douteuses. Comme il s'agissait d'une estimation, nous pouvons simplement passer une écriture au journal pour régulariser le compte. Lorsque l'ajustement du compte est débiteur, il faut prendre le solde et l'ajouter au solde souhaité pour déterminer le montant de l'écriture au journal.
Si certains de vos clients sont systématiquement plus lents à payer que d'autres, vous devrez peut-être envisager de leur retirer leur crédit, au moins temporairement. Ne laissez pas la "gentillesse" entraver la santé des flux de trésorerie de votre entreprise. Les comptes débiteurs sont un terme de comptabilité d'exercice, et le total de vos comptes débiteurs apparaîtra dans le bilan de votre entreprise. Même si vous êtes un contribuable assujetti à la comptabilité de caisse, si vous accordez des crédits à vos clients, vous devez gérer les finances de votre entreprise selon la méthode de la comptabilité d'exercice afin d'obtenir une image financière complète de votre entreprise. Votre conseiller fiscal peut procéder aux ajustements nécessaires au moment de la déclaration d'impôts pour exclure les sommes que vous n'avez pas encore perçues de vos clients à la fin de l'année. La méthode du vieillissement est utilisée pour estimer le nombre de créances qui ne peuvent être recouvrées.
Qu'est-ce que le vieillissement des comptes clients ?
En comptabilité, l'ancienneté des créances désigne la méthode consistant à trier les créances en fonction de leur date d'échéance afin d'estimer la charge des créances irrécouvrables pour l'entreprise. Un exemple de rapport sur l'ancienneté des comptes clients consiste à trier les factures en fonction de leur date d'échéance. Le montant qui est à jour est de $2 500, tandis que l'autre $2 500 est en souffrance depuis plus de 30 jours.
Comment fonctionne le vieillissement des comptes clients
Il s'agit généralement d'un rapport sur l'ancienneté des créances, qui divise les comptes en souffrance en tranches de 30 jours. Un pourcentage est attribué à chaque catégorie, en fonction de la probabilité de paiement. En multipliant le total des créances dans chaque catégorie par le pourcentage attribué, l'entreprise peut estimer le montant attendu des créances irrécouvrables.
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L'objectif est d'estimer le pourcentage des créances en souffrance à la fin de l'année qui ne seront pas recouvrées. Ce montant devient le solde de clôture souhaité de la provision pour créances irrécouvrables. Une situation critique à ne pas négliger est que chaque facture contient des conditions de paiement spécifiques aux clients, et que certains clients bénéficient d'escomptes ou d'avantages en cas de paiement anticipé.
Qu'est-ce que la charge de créances irrécouvrables ?
Vous utilisez probablement la méthode de la comptabilité d'exercice, par opposition à la comptabilité de caisse, si votre entreprise compte un certain nombre de clients qui ne paient pas immédiatement. Cette méthode comptable est utilisée pour faire correspondre les recettes et les dépenses au bon exercice. Avec la comptabilité d'exercice, vous pouvez inclure un montant à recevoir dans le revenu brut de l'année fiscale si vous pouvez établir votre droit à recevoir l'argent et le montant, au moyen d'une facture, par exemple. Toutefois, si vous constatez que plusieurs clients sont en retard dans leurs paiements, il peut s'agir d'un problème lié à votre politique de crédit à la clientèle. Si c'est le cas, vous pouvez comparer votre risque de crédit aux normes du secteur pour voir si vous prenez trop de risques de crédit. En tant que chef d'entreprise, la dernière chose que vous souhaitez est de vendre vos produits ou services et de ne pas être payé ou d'être payé en retard.
La direction passe généralement par ce processus à la fin de chaque cycle comptable pour s'assurer que la provision et les comptes clients sont correctement indiqués dans les états financiers. Le rapport d'ancienneté sert également à visualiser le statut de paiement actuel des factures en suspens afin de connaître les limites de crédit du client. Le service du crédit peut examiner les factures qui ont été payées en utilisant le rapport d'ancienneté. Les auditeurs de l'entreprise peuvent utiliser le rapport pour sélectionner les factures à confirmer dans le cadre de leurs activités d'audit de fin d'année. L'ancienneté des créances est la période qui s'écoule entre le moment où les ventes sont réalisées et celui où les créances sont créées dans le bilan. L'ancienneté des créances est utilisée pour refléter la capacité d'une entreprise à recouvrer ses ventes à crédit au cours d'une période comptable donnée.
Certains clients ont tendance à ne pas payer leurs factures à l'échéance et peuvent attendre les deuxième et troisième rappels de facture pour régler leur solde. Si certains clients mettent trop de temps à régler les factures en suspens, l'entreprise doit revoir ses pratiques de recouvrement afin d'assurer le suivi des créances impayées dès qu'elles arrivent à échéance. Le classement chronologique des comptes débiteurs est également connu sous le nom d'échéancier des comptes débiteurs. Ce tableau peut contenir une simple liste des créances par client, plutôt que de les ventiler par ancienneté. Enfin, utilisez votre système de recouvrement pour déterminer comment vous contacterez tous les clients dont les factures sont en retard de 30 jours ou plus.
La règle générale est que les créances restent impayées pendant une longue période. Si un montant important s'applique à un seul client, l'entreprise doit prendre les mesures nécessaires pour recouvrer rapidement les paiements dus par le client. Lorsque des clients sont en retard de paiement depuis plus de 60 jours, l'entreprise doit renforcer sa politique de crédit.
La seconde raison est que l'entreprise peut calculer le nombre de comptes pour lesquels elle ne s'attend pas à recevoir de paiement. Grâce à la méthode de la provision, l'entreprise utilise ces estimations pour inclure les pertes attendues dans ses états financiers. Pour préparer un rapport sur l'ancienneté, classez les comptes débiteurs en fonction des dates des factures impayées. La deuxième colonne énumère les montants des factures dont la date d'échéance est dépassée de plusieurs jours, et ainsi de suite. À la fin de chaque exercice comptable, l'écriture de régularisation doit être passée dans le journal général pour enregistrer les créances irrécouvrables. Calculez le montant total des créances estimées irrécouvrables, puis passez l'écriture de régularisation en débitant le compte des créances irrécouvrables et en créditant la provision pour créances douteuses.
Rapport sur l'ancienneté des comptes clients
Idéalement, vous souhaitez que la majeure partie du solde de vos comptes débiteurs se trouve dans cette colonne, car cela signifie que la plupart de vos clients paient à temps. Vous remarquerez que cette entreprise - Craig's Design and Landscaping Services - a des montants dus par plusieurs clients. Dans un monde parfait, tous vos clients paieraient à temps - ou même en avance - et vous n'auriez pas besoin de calculer l'ancienneté des comptes clients. Cependant, c'est très rarement le cas et, de temps en temps, même les clients qui ont les meilleurs antécédents en matière de paiement rapide peuvent prendre du retard. Pour déterminer le montant des créances irrécouvrables, on utilise une méthode de classement chronologique pour un système de recouvrement divisé en périodes.
De nombreux logiciels de comptabilité permettent de préparer automatiquement la balance âgée. Une grille d'ancienneté aide les entreprises à se tenir informées des créances dans l'espoir de réduire les créances douteuses. Pour déterminer l'âge moyen des créances et identifier les pertes potentielles des clients, les entreprises préparent régulièrement un rapport sur l'ancienneté des créances. Cela leur permet de recouvrer ces factures le plus rapidement possible afin de transférer l'argent sur le compte bancaire. L'estimation des créances irrécouvrables permet à une entreprise de réviser sa provision pour créances douteuses. Les entreprises utilisent généralement les rapports antérieurs sur l'ancienneté des comptes clients pour déterminer le pourcentage historique des montants des factures pour chaque période de temps qui ont donné lieu à des créances irrécouvrables.
Les comptes débiteurs, parfois appelés "créances" ou "A/R", sont les montants dus à une entreprise par ses clients. Les principes comptables généralement admis (GAAP) prévoient des procédures nécessaires à l'estimation, à la déclaration et, éventuellement, à la radiation des créances irrécouvrables dans les états financiers d'une entreprise. Un bon pourcentage de vieillissement des comptes clients varie en fonction du secteur d'activité et des conditions de crédit offertes par l'entreprise. Vous pouvez calculer le pourcentage de vieillissement des comptes clients en divisant le montant total des créances en souffrance depuis plus de 90 jours par le montant total des créances en souffrance.
Pire encore, le client peut avoir oublié les avantages qu'il a tirés de votre produit ou service, ce qui le rend moins enclin à payer. La plupart des entreprises prendront des mesures de recouvrement plus agressives pour les montants figurant dans ces colonnes. Les factures échues depuis plus longtemps se voient attribuer un pourcentage plus élevé en raison de l'augmentation du risque de défaillance et de la diminution des possibilités de recouvrement. La somme des produits de chaque plage de dates d'échéance fournit une estimation du total des créances irrécouvrables.
